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日次決算(エクセル)をショートステイに導入する


当社グループ企業の介護施設(ショートステイ)で管理しているエクセルを使った日次損益計算書を公開します。
▶ダウンロードフォームはこちら

管理経費は固定額を日数で月初めに按分する、給料は社員区分毎に定額とする等、運用面を重視して出来る限り簡易に仕上げました。
初めに予算をたて、月中に予実対比を行う中で対策が打てるよう、毎日の利用人数とシフトを入力しさえすればリアルタイムで損益が把握できます。
実際の試算表とは差異が生まれますが、あくまで事業所毎の財務管理、収益改善、施設長の能力向上を主旨とし、税務と切り離してお考え下さい。

あくまでグループ企業の現場の中で生まれた仕組みであり、各社が利用される中では、若干の変更が必要かもしれません。

今回は介護報酬の加算分については入れられていませんが、今後のバージョンアップの中で対応できるよう改善します。
またディサービス版も併せて公開しますので、そちらもご利用頂けると幸いです。

なお当計算書は無償でのご提供であり、当社の体制上の問題もあるため、本システムについて一切の問い合わせ対応はお受けいたしかねますので、その旨、ご理解の上、ご利用下さい。
今後、簡単な利用方法を解説した動画を公開予定です。

日次決算導入のメリット


1. 毎日の利益がわかり、業績意識が高まる
2. 事業所の経営状況が一目でわかる
3. 予算に対する進捗管理ができる
4. 介護経営の要となる、売上と人件費のバランスがつかめる
5. 危険レベルを察知し、いち早く対策が打てる

日次決算導入の目的は、税務会計にあるのでなく、あくまで管理会計、その対象は施設の管理者並びに、事業経営者です。

PDCAのサイクルを回しながら、より目標に近付けていく活動を通じて、業績意識やマネージメント能力を高めていきます。

日次損益計算書の利用方法


日次損益計算書(エクセル)をダウンロードした後の利用方法を簡単に解説します。
まずは本システムの全体像です。

全体像

売上・経費・利益の予算対比を毎日、行うわけですが介護施設経営最大のポイントは、総額経費の中で最も大きなウェイトを占める人事管理(人件費管理)です。
したがって、本エクセルシートの中でも、人件費(給料・派遣費・採用費)については、それぞれ独立した項目で管理しています。
逆に、その他の経費項目は、きちんと管理しても、放置しても、それほど大きな差にはならないため、予算の管理だけにとどめています。

(1)人件費単価の設定

まず初めに行うことは、施設で働くスタッフの人件費単価を設定します。
ここは正社員、パート・アルバイト社員全てが対象となります。

ただし、個々人の給与実額を元に設定するのは管理が非常に煩雑になりますので、あくまで職種グループ毎の固定額とします。
管理者なら◯◯万円、調理スタッフなら▲▲万円といった具合です。

人件費単価の設定

介護職員等は、キャリア(役職や経験年数)に応じて、3ランク程度の月給を設定しましょう。本システムでは残業時間管理を行いますので、過去の平均データを元に、残業代を含めて設定します。
実際の支給金額との差異が生まれますが、あくまで目的は日次損益ですので、運用のスピードに重きを置きます。

(2)シフト登録

面倒ですが勤務時間を計算するため、シフトを登録します。
本システムでは、人件費を「勤務時間✕人件費単価」で計算しますので、非常に重要です。

シフト登録

(3)求人予算の設定

媒体別に予算計上します。
単に予算設定にとどまらず、各媒体の反響数も測定し、反響単価(媒体費用÷反響数)も計算します。
反響に応じて、掲載内容の見直しや、掲載の取りやめ、価格交渉など、最適な採用戦略の立案にデータ活用しましょう。

求人予算の設定

(4)人材派遣単価の設定

人員の補充を派遣で賄う場合があるので、派遣費用(時給単価)も派遣会社毎に整理しておきます。こちらも総額人件費計算の根拠になります。

派遣会社毎に単価のバラツキがあったりしますので、交渉材料としたり、採用の優先順位を決める際のデータとなります。

(5)単価表の設定

最後に単価表の作成です。
介護度と級地毎に単価を設定します。
また、居室費用や食費も同様に行います。

単価表の設定

(6)経費予算

日次損益計算書のフォームに、月の経費予算を計上します。
月額が入力されると、自動的に日割計算されて、日次経費が計上されます。
経費は予算計上のみにとどめ、実績管理しません。
金額のウェイトが高くない上に、電気代など現場で節約してもさほど効果が出ない経費や、リース料などそもそもコントロール不能な経費が多いからです。
手間ほどに効果が上がらないという考え方です。
ただし「これだけの経費がかかっている」と意識してもらうためにも、計上だけはしておき、問題のある経費については、抜本的な方法の見直しや業者変更を検討しましょう。

コントロール不能費についての削減は、経営サイドの仕事になります。

経営会議ドットコムでは、「工事費のコストダウンサービス」「新電力による電気代削減」等、「介護施設に役立つコストダウンサービス」をおすすめしています。

経費予算

以上で事前設定・登録は完了です。
続いて、勤務表(シフト表)の作成に入ります。

(7)勤務表の作成

ここからが、いよいよ本番です。
月の勤務表(シフト計画)を作成します。
勤務表は、全てのスタッフ(パート社員や人材派遣も含む)が対象となります。
勤務表に、スタッフの氏名、職種、形態を入力、社員区分は選択肢の中から選択します。

勤務表の作成

続いて、日毎にシフトを入れていきます。
シフトも手入力は不要で、事前登録したシフト区分を元に選択肢の中から選択できるようにします。選択肢が不足していた場合は、シフト登録シートに戻り、新たに登録します。

(8)勤務実績の入力

これからが毎日の運用の部分になります。
月初めにシフト計画を組み、予算をたてましたので、以降は毎日の実績を入力して参ります。
使うシートは先程の「勤務表」です。

勤務実績の入力

先程の山田さんの実績を入力します。
これを毎日、繰り返していきます。

同じ「勤務表」の中に利用者の実績を入力する項目があります。
介護度別にこちらの入力も行います。

勤務実績の入力2

勤務表の中に利用者の人数を入力するのは、少し違和感がありますが、入力の手間を省くよう、1枚のシートにしました。

以上が全てです。
これで日次損益計算書の中にデータが入ります。

損益計算書

*ここでは人件費だけになっていますが

以上がショートステイ向け日次決算システムの全容です。
今後、バージョンアップを重ねて、より使い勝手のよいものに変更を加えて参ります。
ディサービス版も近日中にリリースします。

経営会議ドットコムでは、高齢者介護施設向け商品やサービスの紹介にとどまらず、介護事業者が健全な経営を継続して行っていただくために、グループが介護事業を経営している利点を活かした、実務的な情報発信やノウハウの提供に努めて参ります。

*ショートステイ日次損益計算書*

ショートステイ日次損益計算書

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