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失敗しないWEB会議システムの選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 利用目的も明確でないのに有料版を契約した
  • 自社が必要とする機能を絞り込んでいない
  • サポート体制がない

 WEB会議とは、離れた場所にいる人間同士が画面上で顔を合わせてコミュニケーションができるものです。
 デモ版や無料版のサービスが多く提供されているので、実際に試してみた上で自社の必要としているものを満たすものはなにかを比較検討するのが重要です。

Point 1  無料版で試す

 WEB会議は無料のサービス、有料サービスのお試し版が多数、存在します。まずは無料サービスを利用して、それで導入目的を満たせないか、確認するのが一番です。

Point 2  機能

 WEB会議のテレビ会議との大きな違いは画質にあります。
 機材は安価でコンパクトなものから、非常に高性能・多機能で高価なものまで多くの種類があります。機能に目が行き過ぎると、操作の煩雑さからせっかく導入したにも関わらず使用頻度が落ちる可能性もあります。
 自社が必要としている機能を絞り込み、目的に合致したものを導入することが大切です。

主なウェブ会議の機能

・アプリケーション共有・・・Excel/Word/PowerPointファイなどを共有可能にする。

・デスクトップ共有・・・会議参加者でデスクトップ画面の共有や遠隔操作を可能にする。

・ビデオスクリーン数・・・PC上で閲覧が可能な会議参加者の表示画像件数。

・録画・・・自己映像録画や会議画像、デスクトップ全体の録画を可能にする。

・文字チャット・・・文字を使ったコミュニケーションを可能にする。

・ファイルの保存・転送・・・PC内のファイルを会議参加者に送信できたり、受信したファイルを保存可能にする。

・参加者リストの表示・・・会議参加者のリストや状況の確認を可能にする。

・ホワイトボード・・・フリーハンドでテキストの記入や図形の表現、画像の読込みを可能にする。

・通信セキュリティ・・・標準HTTPやセキュアSSLポートを通しての会議を可能にする。

・電話回線の接続・・・電話会議と連動させ、高音質な会議を可能にする。

Point 3  導入形態

■ 自社運用型(オンプレミス)

 企業の業務システムなどで、自社で用意した設備にパッケージのソフトウェアなどを導入・利用します。
 クラウド型よりも社外へ情報が漏れる可能性が低く、既存ソフトウェアとのサーバ上で統合しやすい、サーバ内でソフトウェアのカスタマイズがしやすいのがメリットです。
 一方でサーバ購入、ソフトウェア・ライセンス購入など初期費用に多額の費用を要し、サーバ管理やメンテナンス費用などが別途かかります。またインフラ調達に数週間から数ヶ月かかるデメリットがあります。

■ クラウド型

 クラウド型とはインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用する形態を指します。利用者はインターネット環境さえあればどこでも利用できます。オンプレミス型とは異なりサーバなどの設備やその保守の必要がないため、比較的低コストで利用できます。
 初期費用は無料、また従量課金制のため利用アカウント数や期間に応じた導入が可能で、アカウント登録の後、すぐ使うことができるのと、煩雑な設定なしにモバイルからのアクセスが可能なのがメリットです。
 一方で、外部サーバとのネットワークを介してアクセスするため、セキュリティ面で多少のリスクを伴うこと、カスタマイズ性が限定的であることなどがデメリットです。

Point 4  導入形態

 システム導入後のサポート体制も、選定の重要なチェックポイントです

■ 稼働サポート

 専門スタッフによる機能説明や初期設定のアドバイス、活用方法の指導をユーザーの状況に即して、迅速、正確にシステムを立ち上げるためのサポート体制があるか。

■ 保守・運用サポート

 専用窓口を持って、障害やトラブル等の問題発生時に24時間365日迅速に対応が出来るサポート体制があるか。トラブルシューティングの蓄積があり、問題に対して組織的に対応可能か。担当者の人的対応力は高いか。また専門窓口は電話やメールによる対応はもちろんのこと、必要によっては担当者が直接派遣される仕組みがあるか。また、これらサポートの費用が有料・無料かを確認しましょう。

■ 機能変更

 自社の方針変更に伴う機能の追加や変更依頼に対応する体制があるか。

■ 専門サポート・情報提供

 専門アドバイザーによるアドバイスや相談窓口があるか。また最新の情報を公開し、アップデートを即時に行える体制はあるか。


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