介護・スーパーマーケット・建築・不動産・飲食業界向けノウハウ・事例・提案資料が多数の情報サイト

119 views

失敗しないOA機器の選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 機器の機能を理解していない
  • 導入形態を考慮していない
  • 保守やサポート体制を確認していない

 OAとは「オフィス・オートメーション」の略で、さまざな情報機器が事務作業の自動化や省力化を図るために作動し、オフィスの「お役立ち機器」としての地位を、すでに確立しています。業務用OA機器は家庭用のものより高性能なものが多く、耐久性に優れたものが多くありますが、その分、料金が高額になるため、よく調べて購入しなければなりません。また機器の種類や契約方法によっては、年間コストが数百万円の単位で変わってきます。コスト削減の観点からも、慎重に選ぶ必要があります。

Point 1 機能を理解する

 一般的なOA機器には以下のようなものがあり、いずれの機器であっても高性能・多機能であることよりも、まず自社の業務において必要する機能を満たしているものを優先して選びましょう。

    一般的なOA機器
  • ●複合機・コピー機
  • ●携帯電話・PHS
  • ●オフィス用の家具
  • ●パソコン
  • ●プリンター
  • ●モニターディスプレイ
  • ●ファクシミリ
  • ●シュレッダー
  • ●スキャナー
  • ●プロジェクター

Point 2 導入形態

 OA機器の導入には、機器の購入、もしくはレンタルやリースといった方法があります。

■新規の購入

 初期費用がかかり、固定資産税も発生しまうのがデメリットですが、その反面、故障が少なく保証期間も長く、ランニングコストが安くなるのがメリットです。長期の利用に向いています。また、機械が新しくなることで、社内や社員の気分も多少リフレッシュするという効果もあります。

■ 中古品の購入

 新品での購入に比べると安価で購入できるのがメリットです。しかし故障が多いものを選んでしまうと修理費がかさみます。固定資産税も発生し、ランニングコストが高くなるデメリットがあります。短期利用であればお勧めです。

■ リースする

 リースは、業者がOA機器を代理で新規購入した機器を、自社が長期契約で借りる形になります。購入するよりも安く、固定資産税が自社にかからないのがメリットですが、途中で解約できないというデメリットが発生します。契約期間次第では、購入した方が安くつく場合もあります。

■ レンタルする

 業者からのレンタルは、OA機器を短期的に借りる形になります。物品管理は業者が行います。リースより月額費用は高く、短期での利用に向いています。

(参考)リースとレンタルの違い
リース レンタル
対象物件 ユーザー指定の物件で、ユーザー指定のサプライヤーからリース会社が新たに取得したもの。ほとんどすべての機械設備、ソフトウエアが対象となる。 賃貸人保有の不動産、動産が対象。動産は在庫品の中から選択するため、不特定多数が使用できる汎用性のあるもの(例えば、企業向けには建設機械、測定機器、絵画、観葉植物、個人向けには自動車、パソコン、ビデオ、CD、家具・寝具、介護用品、旅行用品など)。
契約期間 比較的長期。税務上の規定により、リース期間は、耐用年数の70%以上(パソコンの場合、2年以上)で設定する。 土地の場合はかなり長期。オフィスや住居の賃貸は2年契約が一般的。動産の賃貸は比較的短期で、時間・日単位の契約が多いが、数ヵ月あるいは1年を超える契約もあり、契約期間は使用目的(一時的使用か一定期間の使用か)によって異なる。
賃借料 ユーザー指定で新たに取得した物件を対象とするため、リース料は、そのユーザーとのリース契約期間中に、物件代金その他の費用が全額回収できるように設定される。 一つの物件について、不特定多数の人を対象に複数回賃貸することを予定し、それによってその物件に投下した資金と諸費用が回収できるよう、賃借料(レンタル料)が設定される。
物件の引き渡し サプライヤーが物件を直接搬入し、ユーザーは物件を検査した後、「物件借受証」をリース会社に発行、これにより引渡しが完了する。 賃貸人が物件を引渡す。
解約 リース期間中の解約(中途解約)はできない。解約する場合には、残リース料または残リース料相当額の違約金を支払う。 一般的に、賃借人は解約権を有する。ただし、土地、建物、その他比較的期間の長い契約のときには、解約できない期間(契約日から所定の期間)、解約予告期間(解約申し出から解約日までの期間)を定める場合がある。
物件の修繕等 ユーザーが物件の修繕義務を負い、サプライヤーとの間で保守契約を締結する。 賃貸人が物件の修繕義務を負う。
物件の瑕疵 リース会社は瑕疵担保責任を負わない。ただし、リース会社の承認を経てユーザーはサプライヤーに対して損害賠償等を請求することができる。 賃貸人が瑕疵担保責任を負う。
危険負担 物件が滅失・毀損した場合、ユーザーが損害を負担する。ただし、通常、リース物件には保険が付されているため、損害の大部分は保険でカバーされる。 物件が滅失・毀損した場合の損害は、賃貸人が負担する。賃借人は賃借料の減額請求または契約を解除することができる。
契約更新 リース期間終了後、リース契約を更新(再リース)することができる。再リース料は低価格となる。 賃貸借(レンタル)期間終了後、同一条件または新たな条件で契約を更新することができる。

Point 3 保守やサポート体制

 機器の種類・導入形態に関わらず、保証やサポートはできる限り良いものを選びましょう。購入の場合、詳細な取扱説明書・操作マニュアルが付属しているか、保証期間中の不具合に対して交換や返品、返金などに対応しているか確認しておきましょう。
 リースやレンタルでは、業者自身がメンテナンスを行うのか、もしくはメーカーがメンテナンスを行うのかでトラブル発生時の対応の早さに差があります。メーカーによるメンテナンスの場合、顧客が広範にわたることから、担当者の対応が遅くなることがあります。
 OA機器の業者には、顧客の抱えているOA上の問題などを分析し、顧客に適したソリューションを提案してくれる専門部署を持つところもあります。特に業務で使うビジネスフォンや複合機など、どこにでもあるOA機器であっても、業務内容によって、まったく異なる使用頻度になることがあります。当然ながらネットワークなどの専門的知識が必要な分野では、素人では思いもつかない最適化もあり得ます。

 一度はプロの目から分析してもらうことを、検討してみるとよいでしょう。企業規模によっては、年間で数百万円単位のコスト削減に結びついた、という事例もあります。


OA機器に関係する関連記事まとめ