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失敗しない電子承認・電子決裁システムの選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 自社に必要な機能が足りない
  • セキュリティ面をチェックしていない

 電子承認・電子決済システム(ワークフローシステム)とは、稟議書や経費精算、帳票などの紙の書類で行っていた決裁のプロセスを電子化して、各パソコン端末で申請から承認までを行うシステムです。今まで申請者の負担となっていた申請書類の作成、印刷、決裁という煩雑なフローが不要になるため、作業の効率化を図ることができます。

Point 1  機能

 ワークフローシステムは、申請書類の審査・承認をシステム上で行います。これによってリアルタイムで審査状況を確認できるようになります。システムによってさまざまな機能があるので下記を参考に必要な機能を持ったシステムを選びましょう。

・決裁ルート:通常経路、条件分岐、代行依頼、後閲、合議
・決裁ルート自動生成:設定された項目により入力値から判断して承認ルートを自動で作成します
・決裁種別:申請、審議、決裁、回覧、同報
・フォーマット:雛形になる申請書テンプレート
・経費申請:経費関係承認手続きの電子決裁化により、業務効率化を図る機能
・経費連携:経費申請の決裁後確定されたデータを経理システムへ連携する機能
・勤怠申請:通常外勤務の実績把握と業務効率化を図る機能。「時間外勤務申請」「休暇申請」「代休申請」等の申請書に使用可能です
・ファイル添付:専用帳票以外のファイル、イメージデータファイルを添付することで決裁者が別のソフトウェアを介することなく申請書類を確認可能。

Point 2  契約形態

 各業者によって提供するサービスは異なり、システムもさまざまな形態で提供されています。システムを導入したものの自社の業務に適しておらず、社内に浸透するまでに時間がかかってしまいコストが必要以上にかかってしまう場合もありますので、下記を参考に自社の目的にあったシステムの契約形態を選択しましょう。

■ 自社運用型(オンプレミス)

 企業の業務システムなどで、自社で用意した設備にパッケージのソフトウェアなどを導入・利用します。
クラウド型よりも社外へ情報が漏れる可能性が低く、既存ソフトウェアとのサーバ上で統合しやすい、サーバ内でソフトウェアのカスタマイズがしやすいのがメリットです。
 一方でサーバ購入、ソフトウェア・ライセンス購入など初期費用に多額の費用を要し、サーバ管理やメンテナンス費用などが別途かかります。またインフラ調達に数週間から数ヶ月かかるデメリットがあります。

■ クラウド型

 クラウド型とはインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用する形態を指します。利用者はインターネット環境さえあればどこでも利用できます。オンプレミス型とは異なりサーバなどの設備やその保守の必要がないため、比較的低コストで利用できます。
 初期費用は無料、また従量課金制のため利用アカウント数や期間に応じた導入が可能で、アカウント登録の後、すぐ使うことができるのと、煩雑な設定なしにモバイルからのアクセスが可能なのがメリットです。
 一方で、外部サーバとのネットワークを介してアクセスするため、セキュリティ面で多少のリスクを伴うこと、カスタマイズ性が限定的であることなどがデメリットです。

■ システム開発

 自社の要件を満たす独自システムを開発会社に委託、開発してもらう方法です。
オンプレミス型と同様に、費用面や期間面のデメリットがあります。

Point 3  セキュリティ

 システム導入後のサポート体制も、選定の重要なチェックポイントです

 ワークフローシステムでは、社外秘書類などの重要書類を扱うことが想定されます。情報漏えいや盗難に備えたセキュリティは、重要な判断材料となるので十分にチェックしてから導入するようにしましょう。ログイン時のパスワード設定、通信データの暗号化、IPアドレスの制限、閲覧記録ログの保存など、慎重に確認した上で、自社に適したワークフローシステムを導入しましょう。また、なんらかのトラブルでデータを損失しても、すぐに復旧できるバックアップ機能が備わっていればさらに安心です。


電子承認・電子決裁
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