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失敗しない財務会計システムの選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 自社が必要とする機能をシステムが備えていない
  • 使い勝手が悪く、円滑に扱えない
  • セキュリティやトラブルへの備えが物足りない
  • 法改正やさまざまな問題に対応できない

 財務会計システムとは、伝票や帳票の入力データから財務諸表を作るシステムで、主にさまざまな帳票や決算に必要な損益計算書などを作成するために使用します。

Point 1  機能

 財務会計システムにも様々な機能があり、必要以上の機能を持ったシステムを導入した場合、コストがかかることになります。

Point 2  ユーザビリティ

 システムのユーザビリティを確認しましょう。
 日本語では「使いやすさ」と訳されていますこのが、この「使いやすさ」を定義するのは、大変難しいと考えられています。なぜならば、システムの機能や、使うユーザーの属性、ユーザーが使う状況などによって、「使いやすさ」は変化するからです。ユーザビリティが悪いと、高額費用で導入したせっかくのシステムを使われなくなります。

 確認すべきユーザービリティの構成要素は以下の通りです。

■ 学習しやすさ

システムは、ユーザがそれをすぐ使い始められるよう、簡単に学習できるようにしなければならない。

■ 効率性

一度学習すれば、あとは高い生産性を上げられるよう、効率的に使用できるものでなければならない。

■ 記憶しやすさ

ユーザがしばらくつかわなくても、また使うときにすぐ使えるよう覚えやすくしなければならない。

■ エラー

エラーの発生率を低くし、エラーが起こっても回復できるようにし、かつ致命的なエラーは起こってはならない。

■ 主観的満足度

ユーザが個人的に満足できるよう、また好きになるよう、楽しく利用できなければならない

Point 3  信頼性

 財務管理システムは、膨大かつ会社にとって重要なデータを扱うシステムです。パソコンやサーバ等のハード故障が発生した場合に備えて、別サーバにバックアップを残すシステムを選択するようにしましょう。また、第三者による改ざんが行われないように、信頼できるセキュリティ機能を持ったシステムを導入しましょう。

Point 4  サポート体制

 システム導入後のサポート体制も、選定の重要なチェックポイントです

■ 稼働サポート

 専門スタッフによる機能説明や初期設定のアドバイス、活用方法の指導をユーザーの状況に即して、迅速、正確にシステムを立ち上げるためのサポート体制があるか。

■ 保守・運用サポート

 専用窓口を持って、障害やトラブル等の問題発生時に24時間365日迅速に対応が出来るサポート体制があるか。トラブルシューティングの蓄積があり、問題に対して組織的に対応可能か。担当者の人的対応力は高いか。また専門窓口は電話やメールによる対応はもちろんのこと、必要によっては担当者が直接派遣される仕組みがあるか。また、これらサポートの費用が有料・無料かを確認しましょう。

■ 機能変更

 自社の方針変更に伴う機能の追加や変更依頼に対応する体制があるか。

 比較的、運用中に問い合わせが発生しますが、安価なサービスということもあり、ともするとサポート体制は手薄になりがちです。その点も確認しておきましょう

■ 専門サポート・情報提供

 専門アドバイザーによるアドバイスや相談窓口があるか。また最新の情報を公開し、アップデートを即時に行える体制はあるか。

Point 5  トータルコスト

 財務会計システムの導入にあたり、初期導入費用と年間のランニングコストを計算する必要があります。


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