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失敗しない文書管理システムの選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 自社が必要とする機能をシステムが備えていない
  • 自社が必要とする以上の機能をシステムに盛り込んだ
  • トラブルやさまざまな問題に対応できない

 文書管理システムとは、さまざまな文書や契約書をデジタル化し、書類データとしてファイリングすることで検索や印刷を容易にしたり、災害や盗難から文書を守る保存性に優れた管理システムで、データ化された文書は社内のネットワーク上でスムーズに使用することができるようになります。

Point 1  機能

 文書(契約書)管理システムとは、社内文書や契約書、機密文書などを効率よく管理するためのシステムです。持ち出し、閲覧をコントロールすることで情報セキュリティの強化に役立ちます。自社に必要な機能を持ったシステムを導入するようにしましょう。

■ 登録機能

文書管理システムのデータベースに作成した文書を登録する機能です。

■ 検索機能

データベース上の登録した文書を検索する機能です。キーワード検索のみでなく、最終更新日時や最終更新者などを指定できる細かい検索機能を持ったものもあります。

■ 自動PDF変換機能

自動で登録したファイルをPDF変換する機能です。

■ クリップ機能

文書登録時に補足資料などの関連資料をまとめて登録できる機能です。

■ 電子決裁・審査・承認機能

登録する文書を設定したルートに従い審査、承認を行う機能です。

■ マルチデバイス機能

社内PCのみでなく、スマートフォン、タブレットなどでも参照できる機能です。 

■ セキュリティ機能

文書の閲覧、修正、削除を行うユーザに権限を持たせ、必要以上の操作を行うことができないようにする機能です。

Point 2  導入形態

 システムの導入には、様々な導入形態があります。下記の主な3種類の導入形態から自社に合った導入形態を選ぶようにしましょう。

■ 自社運用型(オンプレミス)

 企業の業務システムなどで、自社で用意した設備にパッケージのソフトウェアなどを導入・利用します。 クラウド型よりも社外へ情報が漏れる可能性が低く、既存ソフトウェアとのサーバ上で統合しやすい、サーバ内でソフトウェアのカスタマイズがしやすいのがメリットです。
一方でサーバ購入、ソフトウェア・ライセンス購入など初期費用に多額の費用を要し、サーバ管理やメンテナンス費用などが別途かかります。またインフラ調達に数週間から数ヶ月かかるデメリットがあります。

■ クラウド型

 クラウド型とはインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用する形態を指します。利用者はインターネット環境さえあればどこでも利用できます。オンプレミス型とは異なりサーバなどの設備やその保守の必要がないため、比較的低コストで利用できます。 初期費用は無料、また従量課金制のため利用アカウント数や期間に応じた導入が可能で、アカウント登録の後、すぐ使うことができるのと、煩雑な設定なしにモバイルからのアクセスが可能なのがメリットです。
一方で、外部サーバとのネットワークを介してアクセスするため、セキュリティ面で多少のリスクを伴うこと、カスタマイズ性が限定的であることなどがデメリットです。

■ システム開発

 自社の要件を満たす独自システムを開発会社に委託、開発してもらう方法です。
オンプレミス型と同様に、費用面や期間面のデメリットがあります。

Point 3  サポート体制

 システム導入後のサポート体制も、選定の重要なチェックポイントです

■ 稼働サポート

 専門スタッフによる機能説明や初期設定のアドバイス、活用方法の指導をユーザーの状況に即して、迅速、正確にシステムを立ち上げるためのサポート体制があるか。

■ 保守・運用サポート

 専用窓口を持って、障害やトラブル等の問題発生時に24時間365日迅速に対応が出来るサポート体制があるか。トラブルシューティングの蓄積があり、問題に対して組織的に対応可能か。担当者の人的対応力は高いか。また専門窓口は電話やメールによる対応はもちろんのこと、必要によっては担当者が直接派遣される仕組みがあるか。また、これらサポートの費用が有料・無料かを確認しましょう。

■ 機能変更

 自社の方針変更に伴う機能の追加や変更依頼に対応する体制があるか。

 比較的、運用中に問い合わせが発生しますが、安価なサービスということもあり、ともするとサポート体制は手薄になりがちです。その点も確認しておきましょう

■ 専門サポート・情報提供

 専門アドバイザーによるアドバイスや相談窓口があるか。また最新の情報を公開し、アップデートを即時に行える体制はあるか。


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