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失敗しないビジネスフォンの選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 将来の拡張性などを考慮していない
  • 本当に必要な機能が揃っていない

 ビジネスフォンは自社の電話番号に対し社内の複数電話機を応答させることができます。ひとつの電話番号で、1台の電話機にしか対応できない家庭用通話回線と異なり、仮に誰かが不在であっても、他の人が対応し、内線でさらに他の担当者へと回すことが可能となります。

Point 1  将来も踏まえたニーズ

 ビジネスフォンの導入にあたって、電話番号はいくつ必要か、最大何人の同時通話が必要なのか、どのようなレイアウトで配置するのかといったことを、将来的なニーズも踏まえて長期的に決めていく必要があります。さらには機器を自社で購入するのか、レンタルするのか、リースにするのかを決めていきましょう。
自社で購入する場合、初期費用の高さが最大のデメリットとなります。ただし一旦購入さえしてしまえばその後のランニングコストは安くすることができます。
 レンタルの場合は業者から中古品を借りるという形になります。この場合、短期的には非常に安くすませることができますし、管理もレンタル会社が行います。途中で自社に必要のない状態になれば中途解約することもできます。ただし月額の費用は比較的割高に設定されているため、長期的にみるとかえって高くなる可能性もあります。
 リースの場合、業者が機器を新規購入し、それを自社が長期契約で借りるという形になります。新品を安い月額費用で使うことができますが、中途解約はできないというデメリットがあります。また機器の管理を自社で行わなければなりません。
導入形態の決定にあたっては、目先の費用だけでなく自社の事業計画を長期的に見据えてトータルでコストを下げていくことが大切です。

Point 2  機能

 ビジネスフォンの機能としては主に以下のようなものがあります。
 自社の業務に必要なものを明確にした上で、その機能を持つ機種を選ぶようにしましょう。

■ リモートコールバック

 事前に携帯電話を登録しておいた状態で、会社にかけてワンコールで切ります。自動的に会社からその携帯電話にコールバックがかかり、コール応対後に話したい電話番号を入力すると、会社の料金で通話ができるようになります。 外出先の携帯電話料金を大幅に安くすることができます。

■ お待たせメッセージ

 着信にすぐ応答できない場合に、かけてきた相手へメッセージを流します。

■ 外線手動転送

 社内にかかってきた電話を外出している社員の携帯電話に転送します。

■ 通話モニター

 通話中の内容を他の電話機からモニタリングできます。

■ IVR

 指定した外線に電話がかかってきた際に、内線に振り分ける音声案内を流します。お客様からの問い合わせを対応部署別に振り分けなどができます。

■ 会議通話

 電話機を中心として他の拠点と音声会議ができます。

■ セキュリティ

 侵入者があった際に大音量の警報を鳴らし、登録された通報先へ自動的に即座に通報します。

■ 緊急地震速報

 気象庁からの緊急地震速報に対応して、電話機から音とメッセージ表記とランプで知らせます。

Point 3  サポート体制

 ビジネスフォンは業務で使うものであるだけに、お客様への対応や大切な商談時に不具合が起こった際の影響は非常に深刻です。トラブル発生時には迅速に対応してくれる業者を選んでおくことは、その後のさらに巨大なトラブルを未然に防ぐためにもきわめて大切なことです。  事前に故障への対応方法や問い合わせ先を確認しておくことや、リースやレンタルの場合は保守・メンテナンスにかかる契約内容を確認しておくことが重要です。


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