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失敗しない人事システムの選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 必要以上の機能を求め運用できない
  • 自社が必要とする機能をシステムが備えていない
  • カスタマイズやさまざまな問題に対応できない
  • 使い勝手が悪く、業務が滞ってしまう

 人事システムとは、社員のデータなどを管理するためのもので、給与管理や勤務実績の管理、さまざまな通知書や辞令などの人事的書類の発行を行います。また、各人の経歴や能力、各種履歴も管理し、業務計画や人事戦略に役立てることもできます。

Point 1  導入形態を選択する

 人事システムには、大小様々なシステムが存在します。自社の会社規模とコストを考慮しシステムを導入しましょう。

■ 自社運用型(オンプレミス)

 企業の業務システムなどで、自社で用意した設備にパッケージのソフトウェアなどを導入・利用します。
 クラウド型よりも社外へ情報が漏れる可能性が低く、既存ソフトウェアとのサーバ上で統合しやすい、サーバ内でソフトウェアのカスタマイズがしやすいのがメリットです。
 一方でサーバ購入、ソフトウェア・ライセンス購入など初期費用に多額の費用を要し、サーバ管理やメンテナンス費用などが別途かかります。またインフラ調達に数週間から数ヶ月かかるデメリットがあります。

■ クラウド型

 クラウド型とはインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用する形態を指します。利用者はインターネット環境さえあればどこでも利用できます。オンプレミス型とは異なりサーバなどの設備やその保守の必要がないため、比較的低コストで利用できます。
 初期費用は無料、また従量課金制のため利用アカウント数や期間に応じた導入が可能で、アカウント登録の後、すぐ使うことができるのと、煩雑な設定なしにモバイルからのアクセスが可能なのがメリットです。
 一方で、外部サーバとのネットワークを介してアクセスするため、セキュリティ面で多少のリスクを伴うこと、カスタマイズ性が限定的であることなどがデメリットです。

Point 2  機能

・人事管理・給与計算機能
・申請・情報公開機能
・就労管理機能
・研修・教育管理機能
・タレント管理機能

Point 3  サポート体制

 システム導入後のサポート体制も、選定の重要なチェックポイントです。

■ 稼働サポート

 専門スタッフによる機能説明や初期設定のアドバイス、活用方法の指導をユーザーの状況に即して、迅速、正確にシステムを立ち上げるためのサポート体制があるか。

■ 保守・運用サポート

 専用窓口を持って、障害やトラブル等の問題発生時に24時間365日迅速に対応が出来るサポート体制があるか。トラブルシューティングの蓄積があり、問題に対して組織的に対応可能か。担当者の人的対応力は高いか。また専門窓口は電話やメールによる対応はもちろんのこと、必要によっては担当者が直接派遣される仕組みがあるか。また、これらサポートの費用が有料・無料かを確認しましょう。

■ 機能変更

 自社の方針変更に伴う機能の追加や変更依頼に対応する体制があるか。

 比較的、運用中に問い合わせが発生しますが、安価なサービスということもあり、ともするとサポート体制は手薄になりがちです。その点も確認しておきましょう

■ 専門サポート・情報提供

 専門アドバイザーによるアドバイスや相談窓口があるか。また最新の情報を公開し、アップデートを即時に行える体制はあるか。

Point 4  ユーザビリティ

 システムのユーザビリティを確認しましょう。
 日本語では「使いやすさ」と訳されていますこのが、この「使いやすさ」を定義するのは、大変難しいと考えられています。なぜならば、システムの機能や、使うユーザーの属性、ユーザーが使う状況などによって、「使いやすさ」は変化するからです。ユーザビリティが悪いと、高額費用で導入したせっかくのシステムを使われなくなります。

 確認すべきユーザービリティの構成要素は以下の通りです。

■ 学習しやすさ

システムは、ユーザがそれをすぐ使い始められるよう、簡単に学習できるようにしなければならない。

■ 効率性

一度学習すれば、あとは高い生産性を上げられるよう、効率的に使用できるものでなければならない。

■ 記憶しやすさ

ユーザがしばらくつかわなくても、また使うときにすぐ使えるよう覚えやすくしなければならない。

■ エラー

エラーの発生率を低くし、エラーが起こっても回復できるようにし、かつ致命的なエラーは起こってはならない。

■ 主観的満足度

ユーザが個人的に満足できるよう、また好きになるよう、楽しく利用できなければならない


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