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失敗しないメール配信システムの選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 自社にとって使いにくい料金体系になっている
  • 自社に必要な機能が不足している
  • メールの到達率が低い
  • サポート体制が手薄

 メール配信システムは、会員や顧客に対し、新商品の情報やキャンペーン情報などのメールを一斉送信するシステムです。メール配信システムがあれば、数千、数万のメールを短時間に送信することができます。

Point 1  配信可能数を確認する

 「メール・メルマガ配信システム」を活用して、自社の会員や顧客に対して、一括でキャンペーン、セール情報、メールマガジンを送信することができます。
 メールを一括で送信できる制限数、送信するリストの数が増加した場合にカバーできるだけの空きがあるかを確認しておきましょう。従量課金される場合が多いのですが、課金方法は送信数によるもの、送信リスト数によるもの、その複合型の3種類が主です。

Point 2  機能

 メール配信システムには、メールの送信機能以外に様々な機能があります。下記に示す機能を参考に必要とする機能を見つけ、適切なシステムを導入しましょう。

■ メール一斉送信機能

■ ステップメール機能

ステップメールとは、あらかじめ設定しておいたメール内容をスケジュールごとに配信する機能です。

■ 独自ドメインメール機能

自社の独自ドメインでメールを配信できる機能です。

■ 名前挿入機能

送り先の名前をメールの本文に挿入することができる機能です。

■ HTMLメール機能

HTMLメールとは、通常のテキストメールと異なり、文章の他に画像データや装飾したメールです。よりデザイン重視のメールを送れますが、送り先によってはHTMLメールの受信を拒否設定にしている場合があります。

■ ターゲット配信機能

年齢、性別、出身地、趣味嗜好など、特定のターゲットに対してメールを配信する機能です。

■ 履歴管理機能

メールの配信時間をあらかじめ設定しておき、設定時間になった時にメールを配信する機能です。

■ 配信停止機能

顧客が配信停止を要求した場合、即座に配信を停止する機能です。

Point 3  システムの信頼性を評価しておく

 システムの信頼性を導入前に評価しておき、メールを受信する顧客が安心してメールを受け取ることのできる体制を整えておきましょう。下記の点を評価しておくと良いでしょう。

■ メールの受信可否

 大量にメールを送信する場合、メールサーバに受信を拒否される場合があります。せっかくの機能も受信数が少なければ、元も子もありません。また、携帯電話への送信などの場合、携帯電話会社にブロックされる場合があります。複数のメルマガシステムの無料期間を利用してメールの到達率について比較、確認しておきましょう。

■ サーバの安定性

 メール配信を担当する作業者が誤送信をしないことも重要なポイントとなります。誤送信を行わない事を配慮したユーザーインタフェースになっているかなどを確認しておきましょう。

Point 3  費用

 メール配信システムの導入費用は、機能や導入形態によって異なります。メール配信システムには、導入費用の他に月額費用がかかります。定額制のものと配信量や会員数によって料金が上下する従量課金制があります。自社に合ったシステムを導入するようにしましょう。

■ 自社運用型(オンプレミス)

 企業の業務システムなどで、自社で用意した設備にパッケージのソフトウェアなどを導入・利用します。
 クラウド型よりも社外へ情報が漏れる可能性が低く、既存ソフトウェアとのサーバ上で統合しやすい、サーバ内でソフトウェアのカスタマイズがしやすいのがメリットです。
 一方でサーバ購入、ソフトウェア・ライセンス購入など初期費用に多額の費用を要し、サーバ管理やメンテナンス費用などが別途かかります。またインフラ調達に数週間から数ヶ月かかるデメリットがあります。

■ クラウド型

 クラウド型とはインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用する形態を指します。利用者はインターネット環境さえあればどこでも利用できます。オンプレミス型とは異なりサーバなどの設備やその保守の必要がないため、比較的低コストで利用できます。
 初期費用は無料、また従量課金制のため利用アカウント数や期間に応じた導入が可能で、アカウント登録の後、すぐ使うことができるのと、煩雑な設定なしにモバイルからのアクセスが可能なのがメリットです。
 一方で、外部サーバとのネットワークを介してアクセスするため、セキュリティ面で多少のリスクを伴うこと、カスタマイズ性が限定的であることなどがデメリットです。

Point 4  サポート体制

 システム導入後のサポート体制も、選定の重要なチェックポイントです

■ 稼働サポート

 専門スタッフによる機能説明や初期設定のアドバイス、活用方法の指導をユーザーの状況に即して、迅速、正確にシステムを立ち上げるためのサポート体制があるか。

■ 保守・運用サポート

 専用窓口を持って、障害やトラブル等の問題発生時に24時間365日迅速に対応が出来るサポート体制があるか。トラブルシューティングの蓄積があり、問題に対して組織的に対応可能か。担当者の人的対応力は高いか。また専門窓口は電話やメールによる対応はもちろんのこと、必要によっては担当者が直接派遣される仕組みがあるか。また、これらサポートの費用が有料・無料かを確認しましょう。

■ 機能変更

 自社の方針変更に伴う機能の追加や変更依頼に対応する体制があるか。

 比較的、運用中に問い合わせが発生しますが、安価なサービスということもあり、ともするとサポート体制は手薄になりがちです。その点も確認しておきましょう


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