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失敗しないプロジェクト管理ツールの選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 使いにくい定着しない
  • 自社に必要な機能がない
  • サポート体制が不充分
  • セキュリティ面で自社が求める基準を満たしていない

 プロジェクト管理ツールとは、様々なプロジェクトを遂行するために、メンバーのスケジュール管理、タスク管理、データ管理・分析などを一括して管理するソフトウェアです。

Point 1  契約形態

 自社に合ったコストで導入できる形態を確認しましょう

■ 自社運用型(オンプレミス)

 企業の業務システムなどで、自社で用意した設備にパッケージのソフトウェアなどを導入・利用します。
クラウド型よりも社外へ情報が漏れる可能性が低く、既存ソフトウェアとのサーバ上で統合しやすい、サーバ内でソフトウェアのカスタマイズがしやすいのがメリットです。
 一方でサーバ購入、ソフトウェア・ライセンス購入など初期費用に多額の費用を要し、サーバ管理やメンテナンス費用などが別途かかります。またインフラ調達に数週間から数ヶ月かかるデメリットがあります。

■ クラウド型

 クラウド型とはインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用する形態を指します。利用者はインターネット環境さえあればどこでも利用できます。オンプレミス型とは異なりサーバなどの設備やその保守の必要がないため、比較的低コストで利用できます。
 初期費用は無料、また従量課金制のため利用アカウント数や期間に応じた導入が可能で、アカウント登録の後、すぐ使うことができるのと、煩雑な設定なしにモバイルからのアクセスが可能なのがメリットです。
 一方で、外部サーバとのネットワークを介してアクセスするため、セキュリティ面で多少のリスクを伴うこと、カスタマイズ性が限定的であることなどがデメリットです。

Point 2  ユーザビリティ

 システムのユーザビリティを確認しましょう。 日本語では「使いやすさ」と訳されていますこのが、この「使いやすさ」を定義するのは、大変難しいと考えられています。なぜならば、システムの機能や、使うユーザーの属性、ユーザーが使う状況などによって、「使いやすさ」は変化するからです。ユーザビリティが悪いと、高額費用で導入したせっかくのシステムを使われなくなります。
 確認すべきユーザービリティの構成要素は以下の通りです。

■ 学習しやすさ

システムは、ユーザがそれをすぐ使い始められるよう、簡単に学習できるようにしなければならない。

■ 効率性

一度学習すれば、あとは高い生産性を上げられるよう、効率的に使用できるものでなければならない。

■ 記憶しやすさ

ユーザがしばらくつかわなくても、また使うときにすぐ使えるよう覚えやすくしなければならない。

■ エラー

エラーの発生率を低くし、エラーが起こっても回復できるようにし、かつ致命的なエラーは起こってはならない。

■ 主観的満足度

ユーザが個人的に満足できるよう、また好きになるよう、楽しく利用できなければならない。

Point 2  機能

 プロジェクト管理ツールには、様々な機能が実装されています。自社の目的に合った機能を選択し、プロジェクトを円滑に進めることができるようにしましょう。

・スケジュール管理機能
・コスト管理機能
・スケジュール管理機能
・品質管理機能
・組織管理機能
・調達管理機能
・コミュニケーション管理機能
・リスク管理機能
・データ集計と分析

Point 3  サポート体制

 システム導入後のサポート体制も、選定の重要なチェックポイントです

■ 稼働サポート

 専門スタッフによる機能説明や初期設定のアドバイス、活用方法の指導をユーザーの状況に即して、迅速、正確にシステムを立ち上げるためのサポート体制があるか。

■ 保守・運用サポート

 専用窓口を持って、障害やトラブル等の問題発生時に24時間365日迅速に対応が出来るサポート体制があるか。トラブルシューティングの蓄積があり、問題に対して組織的に対応可能か。担当者の人的対応力は高いか。また専門窓口は電話やメールによる対応はもちろんのこと、必要によっては担当者が直接派遣される仕組みがあるか。また、これらサポートの費用が有料・無料かを確認しましょう。

■ 機能変更

 自社の方針変更に伴う機能の追加や変更依頼に対応する体制があるか。

■ 専門サポート・情報提供

 専門アドバイザーによるアドバイスや相談窓口があるか。また最新の情報を公開し、アップデートを即時に行える体制はあるか。

Point 3  セキュリティ対策

 プロジェクト管理ツールのデータが流出した場合、自社にとって大きな損害となることが予想されます。データのバックアップは定期的に行われているか、通信の暗号化が行われているか、ファイヤウォールは設定されているかなどのセキュリティ面は大変重要です。事前に確認するようにしましょう。


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