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失敗しないコピー機や複合機の選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 導入方法を比較せずに選んでしまう
  • 機器の持つ機能を確認していない
  • 保守メンテナンスの体制を確認していない

 コピー機および複合機は、ほとんどのオフィスで見かけます。最も身近なOA機器のひとつと言えます。多くの方は、業者の言われるがままに機種を決められているのではないのでしょうか。しかし、その使用頻度や求められる機能は、業種や規模によって様々なため、自社にとって適切な機種と導入方法を考えましょう。

Point 1 導入方法

 機器を導入する際は、「購入」「レンタル」「リース」の中から適した形態を比較検討しましょう。

■ 新品購入

(メリット)ランニングコストは安く、長期使用に向き。
(デメリット)初期費用が高い。

■ 中古購入

(メリット)新品に比べて大幅に安いく、短期利用に向き。
(デメリット)保守料金が高くなる。

■ リース 

(メリット)月額費用を安く抑えて新品を利用できる。
(デメリット)5年ほどの長期契約となり中途解約が不可。

■ レンタル

(メリット)比較的安価で機器を利用でき、短期間の利用向き。
(デメリット)月額費用はリースに比べると高い。

(参考)リースとレンタルの違い
リース レンタル
対象物件 ユーザー指定の物件で、ユーザー指定のサプライヤーからリース会社が新たに取得したもの。ほとんどすべての機械設備、ソフトウエアが対象となる。 賃貸人保有の不動産、動産が対象。動産は在庫品の中から選択するため、不特定多数が使用できる汎用性のあるもの(例えば、企業向けには建設機械、測定機器、絵画、観葉植物、個人向けには自動車、パソコン、ビデオ、CD、家具・寝具、介護用品、旅行用品など)。
契約期間 比較的長期。税務上の規定により、リース期間は、耐用年数の70%以上(パソコンの場合、2年以上)で設定する。 土地の場合はかなり長期。オフィスや住居の賃貸は2年契約が一般的。動産の賃貸は比較的短期で、時間・日単位の契約が多いが、数ヵ月あるいは1年を超える契約もあり、契約期間は使用目的(一時的使用か一定期間の使用か)によって異なる。
賃借料 ユーザー指定で新たに取得した物件を対象とするため、リース料は、そのユーザーとのリース契約期間中に、物件代金その他の費用が全額回収できるように設定される。 一つの物件について、不特定多数の人を対象に複数回賃貸することを予定し、それによってその物件に投下した資金と諸費用が回収できるよう、賃借料(レンタル料)が設定される。
物件の引き渡し サプライヤーが物件を直接搬入し、ユーザーは物件を検査した後、「物件借受証」をリース会社に発行、これにより引渡しが完了する。 賃貸人が物件を引渡す。
解約 リース期間中の解約(中途解約)はできない。解約する場合には、残リース料または残リース料相当額の違約金を支払う。 一般的に、賃借人は解約権を有する。ただし、土地、建物、その他比較的期間の長い契約のときには、解約できない期間(契約日から所定の期間)、解約予告期間(解約申し出から解約日までの期間)を定める場合がある。
物件の修繕等 ユーザーが物件の修繕義務を負い、サプライヤーとの間で保守契約を締結する。 賃貸人が物件の修繕義務を負う。
物件の瑕疵 リース会社は瑕疵担保責任を負わない。ただし、リース会社の承認を経てユーザーはサプライヤーに対して損害賠償等を請求することができる。 賃貸人が瑕疵担保責任を負う。
危険負担 物件が滅失・毀損した場合、ユーザーが損害を負担する。ただし、通常、リース物件には保険が付されているため、損害の大部分は保険でカバーされる。 物件が滅失・毀損した場合の損害は、賃貸人が負担する。賃借人は賃借料の減額請求または契約を解除することができる。
契約更新 リース期間終了後、リース契約を更新(再リース)することができる。再リース料は低価格となる。 賃貸借(レンタル)期間終了後、同一条件または新たな条件で契約を更新することができる。

Point 2 機器の機能

 基本的な機能に加え、ネットワーク共有といった最新の機能が必要であれば、その条件を満たしているかについても確認し、OSが違うと使用できない場合もありますので、忘れずにチェックします。効率のよい機器運用のためには、まず自社の月間のプリント・FAX・コピーの使用枚数をあらかじめ調べておき、それに応じたコピー機を選ぶようにするとトータルな費用を安くできます。

Point 3 保守メンテナンス体制

 コピー機や複合機を購入またはリースする場合、主な保守契約として、以下の三つがあります。また、トラブル発生時にすぐに対処してくれるかどうか、技術力があるかもしっかりチェックしましょう。

■ カウンター方式

 使用枚数分が保守料金となります。料金単価は新品の場合モノクロ1円から4円、カラー10円から25円程度で、中古の場合はその倍が相場となっています。毎月大量にコピーする場合や、中・高速機を導入する場合は、この方式がコスト的に安くなります。最近は、この方式が主流のようです。

■ キット式

 キットトナーの料金の中に、消耗品の使用料や保守サービス費用が含まれる形になります。契約期間はトナーを購入してからなくなるまで、もしくは5年間経過までとなっています。
 毎月の印刷枚数が少ない場合や、1か月ごとの出力枚数に偏りが大きい会社などは、こちらのキット式契約が安くなります。

■ スポット保守方式

 消耗品やパーツの交換、点検や修理を契約者からの要求に応じて有償で行う方式です。費用が他に比べて割高になり、中古購入の場合は、この方式のみになることもあります。コピーの使用頻度の少ない会社に向いています。


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