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失敗しないグループウェアの選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • いきなり有料契約から始めた
  • 機能が自社のニーズに合致していない
  • セキュリティ対策が十分でない
  • サポートがない

 グループウェアは社内での業務に関する情報やファイルの共有などの機能を有したコミュニケーションソフトウェアのことです。スケジュールや進捗管理等の複数の機能を有していることが多くあります。

Point 1  無料版で試す

 グループウェアは無料のサービス、有料サービスのお試し版が多数、存在します。まずは無料サービスを利用して、それで導入目的を満たせないか、確認するのが一番です。

Point 2  機能

 グループウェアを活用すれば、情報の共有が容易になり業務全体の効率性に繋がります。
 グループウェアにはさまざまな機能がありますが、多機能であることよりも自社に必要な機能を備えた上で、なおかつ扱いやすいものであることが肝心です。せっかくグループウェアを導入しても、社員が扱いにくいものでは効率化やコストの削減に結びつかず、導入する意味がありません。

■ スケジュールの共有・管理

自分の予定管理はもちろんだが、グループウェアの場合はいかに他人のスケジュールを見やすく共有できるかが特に重要なポイントです。

■ 共用設備の予約管理

会議室やプロジェクター、社用車といった共有資産・設備を効率良く活用するために必須の機能です。

■ メールの管理・送受信

メールは使い勝手が業務効率に直結するだけに、既存のメールクライアントを使い続けるか、それともグループウェア導入時に移行するかは慎重に選ぶ必要があります。

■ ファイル共有

ファイル・ドキュメントの共有は、企業にとって単なる情報資産の保管庫ではなく、ナレッジの集約にもつながる極めて重要性の高いものです。

■ 電子会議室・BBSの利用

機能的には掲示板と似ていますが、各業務の議題に沿った詳細な情報共有を目的としたものです。

■ 社内ソーシャル

ソーシャル機能は、社内コミュニケーションの円滑化を図る上で便利な機能です。また、グループウェアは“使われてこそ意味がある”だけに、アクセス頻度の向上にも貢献してくれます。

■ 利用者名簿・社員名簿の共有

社員名簿は内線番号の確認など日常業務での活用に加えて、有事の際の緊急連絡先一覧としても利用可能です。

Point 3  導入形態

■ 自社運用型(オンプレミス)

 企業の業務システムなどで、自社で用意した設備にパッケージのソフトウェアなどを導入・利用します。
 クラウド型よりも社外へ情報が漏れる可能性が低く、既存ソフトウェアとのサーバ上で統合しやすい、サーバ内でソフトウェアのカスタマイズがしやすいのがメリットです。
 一方でサーバ購入、ソフトウェア・ライセンス購入など初期費用に多額の費用を要し、サーバ管理やメンテナンス費用などが別途かかります。またインフラ調達に数週間から数ヶ月かかるデメリットがあります。

■ クラウド型

 クラウド型とはインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用する形態を指します。利用者はインターネット環境さえあればどこでも利用できます。オンプレミス型とは異なりサーバなどの設備やその保守の必要がないため、比較的低コストで利用できます。
初期費用は無料、また従量課金制のため利用アカウント数や期間に応じた導入が可能で、アカウント登録の後、すぐ使うことができるのと、煩雑な設定なしにモバイルからのアクセスが可能なのがメリットです。
 一方で、外部サーバとのネットワークを介してアクセスするため、セキュリティ面で多少のリスクを伴うこと、カスタマイズ性が限定的であることなどがデメリットです。

Point 4  セキュリティ対策

 グループウェアはインターネット技術の派生・応用であるため、不正アクセスの可能性と常に隣り合わせにあります。 パスワード認証などの基本的な対策はもちろんのこと、提供する業者側のセキュリティポリシーもしっかり確認していく必要があります。

Point 5  サポート体制

システム導入後のサポート体制も、選定の重要なチェックポイントです。

■ 稼働サポート

専門スタッフによる機能説明や初期設定のアドバイス、活用方法の指導をユーザーの状況に即して、迅速、正確にシステムを立ち上げるためのサポート体制があるか。

■ 保守・運用サポート

専用窓口を持って、障害やトラブル等の問題発生時に24時間365日迅速に対応が出来るサポート体制があるか。トラブルシューティングの蓄積があり、問題に対して組織的に対応可能か。担当者の人的対応力は高いか。また専門窓口は電話やメールによる対応はもちろんのこと、必要によっては担当者が直接派遣される仕組みがあるか。また、これらサポートの費用が有料・無料かを確認しましょう。

■ 機能変更

自社の方針変更に伴う機能の追加や変更依頼に対応する体制があるか。

■ 専門サポート・情報提供

専門アドバイザーによるアドバイスや相談窓口があるか。また最新の情報を公開し、アップデートを即時に行える体制はあるか。


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