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失敗しないオフィス移転・事務所引越し業者の選び方


「こんなはずじゃなかった」トラブル原因

  • 綿密な移転計画に基づき発注できていない
  • 値段の安さだけで決めてしまった
  • 複数見積をとって比較検討していない

 オフィス移転は家庭の引越しとは異なり、単に家具や備品の運搬のみならず、レイアウトの設計や配線工事の手配など、特殊な作業も数多く必要となります。特に企業規模が大きくなればなるほど、社内の人間のみで全容を把握した上で段取りを組むことは困難になります。
 ここでは、オフィス移転作業の経験豊富な業者の選び方を紹介します。

Point 1 業者のサービス内容

 オフィス移転業者が扱っているサービス内容は主に以下のようなものが挙げられます。自社の事業規模や移転計画に照らし合わせて、どのサービスが必要であるかをピックアップしていきましょう。

■ 移転計画の作成

 オフィスの移転には膨大な作業や確認事項がさまざまに発生するため、業者には綿密な計画を立ててもらわなければなりません。時系列で行うべき項目を確認できるようにしてもらいましょう。

■ レイアウト、デザイン提案

 移転先に合わせた机や、パーテーションの設置レイアウトなどを提案していただきます。部署ごとの人数や大まかな業務内容などを伝え、単に見た目だけでなく動線も含めた効果的なレイアウトを考えてもらいましょう。

■ 運搬

 新旧オフィスともに、壁やエレベーターなどに傷がつかないように養生をしているか確認など、安全に運搬するかチェックしましょう。

■ 内装工事

 壁の色やインテリアなど、自社に合わせた最低限の内装を行いたい場合に依頼します。

■ 電話、ネットワーク配線、電気工事

 いざ当日になって電話やインターネットがつながらない、といったことが起きないように専門的知識を持った業者に依頼しましょう。電気コンセントの差し込み口の数なども要チェックしておいてください。

■ 原状回復工事

 旧オフィスは、賃貸契約に基づいて原状回復工事が必要となることがあります。

■ オフィス家具の購入

 人員増加によって移転する場合など、新たに机や椅子その他備品購入が必要になることがあります。移転を依頼した業者から購入できる場合があり、運搬に合わせて設置してくれるので便利です。

■ 廃棄物処理、買い取り

 旧オフィスで不要になったオフィス家具、什器などの廃棄を依頼します。場合によっては買い取りをしてくれる業者もあります。ゴミ処理費用や廃棄物処理費用は意外とバカにならない金額です。可能な限り換金できることが望まれます。

■ 名刺、封筒など印刷物表記の変更

 新しい名刺や封筒の作成、それらの印刷を依頼できる業者もありますので、可能であるかを確認しておきましょう。

Point 2 業者の経験・実績

 オフィス移転は単に運搬のみでなく、賃貸契約の手続き、既存のオフィス備品の確認、レイアウト設計、配線工事手配など必要項目が多岐にわたります。
 そのため、オフィス移転を行う業者を選ぶ際は、豊富な経験と実績を持つ業者が望ましいでしょう。もしも計画通りに進まなかった場合、自社の業務が滞るだけでなく、顧客からの信用にも傷がつきかねず、自社にとって重大なダメージとなってしまいます。単に安いからというだけで決めることはやめましょう。

Point 3 料金体系

 オフィス移転の料金は、サービス内容や移転先への距離、移転規模によって大きく異なります。まずは複数業者に見積もりを依頼し比較検討しましょう。見積もりで提示された金額の内訳も細かく確認できれば、後々の料金トラブルの回避につながります。
 また、万が一移転の際に起きた破損の補償体制についても確認しておきましょう。曖昧な説明ですませたり、説明自体がないような場合には注意してください。


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