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社内SNS「HoooP」で進化する人事戦略


制作:経営会議ドットコム 広告企画グループ

企業の人事戦略をトータルでサポートする株式会社シンクスマイル(本社:東京都品川区)。採用、人事評価、教育、風土改善と支援の幅は広く複合的。プラットフォームは同社が開発した社内SNS。同社の野口政裕氏(法人営業部事業部長)に、お話しを伺いしつつ、社内SNSを活用した人事戦略についてまとめてみました。

―この記事の目次―
サンクスカードとは
サンクスカードの問題点
(1)コミュニケーションが可視化できない
(2)継続性に乏しい等、運用面で課題
(3)限定的なコミュニケーショングループ
(4)限られた人にしかスポットライトが当たらない
次世代型サンクスカードHoooP
コミュニケーションプラットフォームHoooPの基本機能と特徴
(1)共有すべき行動指針や価値観(バリュー)の浸透教育
(2)ポジティブコミュニケーションのタイムライン化
(3)人財データベースの構築
隠れモチベーター『フォロワー』にスポットを当てる
HoooPによるメンタルヘルスマネジメント
(1)仲間との一体感を作り出す
(2)成りたい自分でいられる
(3)信頼を積み重ねる
(4)退職予備軍を発見する
リーダーシップ強化ツールとしてのHoooP
社風を可視化する採用戦略
360度多面評価にHoooPを活用する
コミュニケーションと業績の良好な関係(まとめに代えて)

なお本コラムは約10,000字、読むと時間にして20分程度かかりますので、時間が無いという方は、とりあえずブックマークして後から読まれることをおすすめします。

サンクスカードとは


職場コミュニケーションを活性化させるツール、「サンクスカード」を導入している企業は少なくありません。
サンクスカードは、「○○さん、親身になって教えてくれて有難うございました」や、「△△さん、昨日は遅くまで手伝ってくれてありがとう」など、感謝の気持ちをカードに書いて相手に伝えるツールです。

人は周囲から感謝される、褒められるなど、承認欲求が充足されると、やる気になります。この繰り返しは、感謝される側の有能感を充たし自信と責任感に。メンバー相互にやりとりすれば、職場の信頼関係を築く上での土台となります。

サンクスカードは運営事務局がとりまとめ、表彰制度と一体となって導入・運用されるケースが多いようです。その月に最もカードをたくさん受け取った人や、逆に多く書いた人が全員の前で表彰されたりします。
筆者の職場でも取り組んだことがありますが、大事なのは受け取る側より贈る側。意外な人物がコミュニケーションの結節点となって組織貢献していることに、気付かされました。

サンクスカードの問題点


(1)コミュニケーションが可視化できない

サンクスカードの特長でもありますが、感謝の気持ちを紙(カード)に書けば、それは貰った側の手元に残ります。手書きで書かれたものは、なかなか捨てにくいもの、机の引き出しの中に大切に仕舞われています。

逆に言えば、本人の机の中に格納されてしまい、その内容は本人しか分かりません。
普段の仕事ぶりからは分かりにくい新入社員の意外な才能や、決して前に出るタイプでない中堅社員が実は若手社員から頼りにされている事など、実はサンクスカードには多くの情報があるにもかかわらず、それらは日の目を見ることもなく、机の引き出しの中で眠っています。
中には、全員のカードを模造紙に貼りつけて共有している会社もありますが、事務局の負担が増しますし、綺麗にまとめても体系的にという訳にはいきません。

(2)継続性に乏しい等、運用面で課題

「サンクスカード1枚書けば100円」等、報奨金を付けて運用する企業もあるようです。その是非はともかく、サンクスカードを継続させるのは、それだけ難しいという事でしょう。

毎度「手伝ってくれてありがとう」では、マンネリ感は拭えませんし、あくまで「一時的な取り組み」を推奨するコンサルタントもいます。

(3)限定的なコミュニケーショングループ

サンクスカードを長く運営していると、限られたグループの中でカードがやり取りされる事が分かってきます。
いつものメンバーに、「元気」「親切」「感謝」といつものフレーズ、いつもの枠から外にでることもなく、成長の気付きや変化のチャンスは限定的です。

「弱い紐帯(ちゅうたい)の強さ」とは、スタンフォード大学社会学部教授のマーク・S.グラノヴェターが論文発表した社会ネットワークの概念です。
職場の仲間や上司、家族や親友といった強いつながりを持つ人より、仕事の関係先や、他部署の先輩、友達の友達、ちょっとした知り合いなど、つながりが弱い人の方が、自分にとって新しい価値や気付きをもたらしてくれるという説です。

サンクスカードは、成長の機会を与えてくれるツールではありますが、限られたグループの中で運用されると、その効果は限定的なものとなります。

(4)限られた人にしかスポットライトが当たらない

カードの流通量を表彰の対象とするなら、往々にして1位の人にしかスポットライトが当たりません。 量が重視され、内容そのものや個別の関係性、個々の取り組みは軽視される傾向にあります。

たった1枚のカードが、どん底にあった人を前向きな気持にさせる事もあるでしょう。部下を褒めることの無かった係長が、一生懸命に部下の頑張りを労う事もあるでしょう。
もちろん、これらカードは、受け取った相手にはかけがえのない財産とはなるでしょうが、道端に咲く一輪の花を照らす光でしかありません。

次世代型サンクスカードHoooP


SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)をプラットフォームに、社内コミュニケーションを活性化させるサービスを提供する企業が出てきました。

株式会社シンクスマイルが提供するコミュニケーションプラットフォーム「HoooP」は、社員間の「感謝・承認・賞賛・期待」をWeb上で伝え合い、社内SNS*(掲示板)に披露することで、集計作業や発表の機会を日常的に自動化、紙形式のサンクスカードが抱えていた問題を解消する次世代型サンクスカードです。(*HoooPは社内に留まらず社外の人が参加することも可能です)

HoooPは今から5年前に同社の社内システムとして開発されたものだそうです。
それがNHKの経済番組「ルソンの壺」で紹介されたことがきっかけとなり、「自社でも使いたい」との声が多く入ったことにより、2年前より一般向けにも販売を開始しました。

>>「コミュニケーションプラットフォームHoooP」の資料ダウンロードはこちら

コミュニケーションプラットフォームHoooPの基本機能と特徴


(1)共有すべき行動指針や価値観(バリュー)の浸透教育

HoooPではサンクスカード(感謝・承認・褒める・期待)を、その会社の行動指針や価値観(バリュー)に照らして贈られる仕組みになっています。

良い行動をバッジ(アイコン)にして相手に送るのは、さながらFacebookの「いいね!」に似ていますが、飲食業なら「顧客満足」、IT系ベンチャーなら「チャレンジ精神」など、それぞれの会社が大切にしているものに細分化されている点がポイントです。

褒めるを見える化

参考までに株式会社シンクスマイルの10の行動指針をご紹介します。

1.そこまでやるかをとことんやる
2.期待を超え、未来を変える
3.自ら決め、自ら動く
4.先に与える、永遠に与える
5.ひとりの気づきを全員の知恵に
6.昨日までの自分を超える
7.小さな積み重ねが大きな未来に
8.はやく失敗し、たくさん学ぶ
9.そのネバリが世界を変える
10.熱狂する人生を生きよう

バッジのデザインを見れば、何を言わんとしているのか、だいたい分かりますね。
より詳しい同社の10の行動指針は、こちらのサイトで紹介されています。
https://5smile.com/badges/value

この行動指針は、それぞれの会社によってカスタマイズが可能です。

(2)ポジティブコミュニケーションのタイムライン化

同社のHP(https://5smile.com/)を見ると贈りあったバッジが公開されています。

これをタイムラインと呼んでいますが、専用スマホアプリで簡単に操作できるので、オフィスでも、移動中でも、メンバーの頑張りや成長をバッジのやりとりから確認できます。
実際のやりとりを拝見すると、こんな具合です。

●社内メンバー同士

リクエストしたことにいつも気持ちのいい返事をしてくれてありがとう。周りを巻き込んで互いに補完しあって、成果を作っていこう!! 辞令は下から貰うもの。 背中見せてやったろうぜぃ!!

どんな状況でも私からのリクエストにNOとは言わない江崎さん。対応もとっても丁寧で尊敬します。他に出来ることあれば言ってください!

おめでとうございます。ガンガン先頭を走って、世界中に幸せと満足を振りまいてください。よろしく!感謝

またタイムラインは社外の方からのバッジの内容も公開されており、どのように社外の方から見られているか、分かります。

●社外から社内へ

昨日はありがとうございました。好き勝手に言っている内容を笑顔で受け止め、良いところを貪欲に吸収する姿にいつも感動しております。

「あっ!」と思われた瞬間にメモをとられていたお姿が印象的でした。

見ているだけで楽しく、プラスのエネルギーが充満しています。

またタイムライン上で、その月に貰ったバッジや、送ったバッジのランキングが紹介されています。
これまで事務局が丁寧に手作業で進めてきたこれら集約・共有化業務が、HoooPを使えば自動で行われます。

ランキングは毎月リセットされ、翌月はゼロから再スタートです。

(3)人財データベースの構築

活躍する社員の行動特性は蓄積されデータベース化されます。

もらったバッジは集計され、個々人でグラフ化、メンバーの強みが明るみになります。
従来の「上司・部下」の画一的な関係による評価にとどまらず、「同僚」「他部署」「顧客」「後輩」など、360度蓄積型の多面評価により、これまで上司が認識できていなかった、本人の隠れた長所や特性まで可視化されます。
1人ひとりが自分の役割に気付けば、有能感が増し、さらに個性が磨かれていきます。

今回、お話しを伺った野口氏の個性は、このように可視化され、公開されています。
中近東への貿易の会社を立ち上げ、40代で初めてサラリーマンとなったという個性的で魅力溢れる方。なるほど「とことんやる人」です。 (個性の公開はもちろん任意です。非公開にする事もできます)

隠れモチベーター『フォロワー』にスポットを当てる


「組織は2割のリーダーシップと、8割のフォロワーシップからなる」と言われます。

フォロワーシップとは組織・上司・メンバーを支える力のこと。フォロワーから抱くイメージで誤解を与えますが、フォロワーシップは決して上司の補佐役にとどまりません。
チームのメンバーに力を貸す、上司が気づいていない問題を主体的に解決するのもフォロワーシップです。

どんなチームにも実は隠れフォロワーが存在します。
フォロワーが結節点となり、社内コミュニケーションが活性化、生産性向上に貢献しています。
しかしフォロワーシップを重視しない上司の目には、彼等の存在は留まりません。HoooPは、そういった視野の狭い上司に、コミュニケーションの大切さを教えます。

フォロワーのタイプは4つ。
“コーディネーター”は、チームメンバーが上手く仕事を進められるよう「他部門のその道のプロを紹介」したり、「顧客間のパートナーシップを模索」したり、組織縦断的に立ち回ります。
フォロワーのコーディネートにより成果を獲得したメンバーは、その仕事に今まで経験したことのない成功体験を得ます。

“生きた手本”は、口数が少なく、自ら積極的にコミュニケーションを取るタイプではありません。したがって、上司が彼のフォロワーシップを認識することは少ないでしょう。
しかし自ら手本を示すことで、彼はチームのメンバーに小さくない影響を与えます。

“盛り上げ役”は、どこの組織にも1人は存在するムードメーカーです。
つまらない駄洒落や、進んで笑われ役を買ってでることも、組織に一服の清涼剤を与えると共に、もしかしたらストレスを抱えた誰かの助けになっていることが、本人が感じている以上にあるかもしれません。
大抵の場合、上司も組織の活性化に彼が一役買っていることは認識しているでしょう。

“カウンセラー”は相談役。自ら積極的に役を買って出る積極的なタイプもいれば、知らぬ間に相談役に収まっているケースもあります。
悩みを抱えたメンバーが、決して悩みを解決して欲しいから相談している訳ではなく、単に自分の気持ちを聞いて欲しいというケースもあります。
リーダーシップのある上司は、往々にしてこのケースが理解できず、部下の悩みの解決になりません。
「なぜ頼り甲斐のない彼に相談するのだろう?」と不思議に思うことでしょう。

>>「コミュニケーションプラットフォームHoooP」の資料ダウンロードはこちら

HoooPによるメンタルヘルスマネジメント


仕事にストレスを抱える人は増加傾向にあり、それが原因で離職する人も増えています。
社員が持てる力を発揮し、職場で活躍するには、企業の「心の健康管理(メンタルヘルスマネジメント)」が重要になってきました。

心の健康管理では、上司や本人がストレス原因に対処していくことが大切です。
企業としても、コンプライアンスの遵守、労働生産性の向上、人材の流出や離職の歯止め等、市場での競争力を獲得するために、社員のメンタルヘルスのマネジメントに組織的かつ計画的に取り組む必要があります。

定着化のためのメンタルヘルスマネジメント、キーワードによりそのポイントを整理します。

(1)仲間との一体感を作り出す

1つは、社員の所属欲求を満たすことです。
所属欲求は組織の中で自分が受け入れられたい、チームの仲間と一体感を感じていたい感情の総称。
会社と個人の結びつきが希薄になったと言われています。飲み会を欠席する若手社員も増えているとの事です。
若者から所属欲求は無くなったのでしょうか?
一方、SNSを通じた緩やかな繋がりは拡大しています。手段が変わっただけで、今も昔も所属欲求はなくなりません。
会社も飲み会だけに頼らず、社内SNSを通じて一体感を醸成するのが現代風です。

(2)成りたい自分でいられる

承認欲求とは、人から認められたい感情の総称です。
承認欲求は、おおむね2つのタイプに大別され、ひとつは他人から認められたいという欲求、もうひとつは自分で自分を認めたい欲求、いずれも成りたい自分でいたい欲求です。
前者を他者承認、後者を自己承認と呼びます。

人は困難な仕事や目標にチャレンジし、実現できれば、内なる欲求が満たされます。
内なる欲求は、周囲からの承認や賞賛、感謝で強化され、達成感や自己重要感となります。
「できた!」「できる!」気持ちと、周囲の承認が一致した時、その人のモチベーションは最高潮に達します。
モチベーション最高潮化のポイントは、適切なタイミングと内容で承認することです。

HoooPはアプリの手軽さで褒めるタイミングを逃しません。社内の共有言語バリューを、見た目も華やかなバッジにすれば、贈る側も受け取る側も明確です。

(3)信頼を積み重ねる

信頼構築とは、信じて頼る、信じられて頼られること。
メンバー相互の信頼で強固に結びつくチームは、外部環境の変化に柔軟で、ダイナミックに自分達を変革、大きな成果をもたらします。

一方で信頼は一朝一夕に貯まりません。
「約束を守る」「部下や仲間をサポートする」「相手の立場を慮る」、日々の言動の積み重ねが、1つずつ蓄積されていきます。 日常の言動、周囲からの評価が見えるHoooPは、社内コミュニケーションの可視化を通じて、自分自身の気付きと成長の機会に繋がります。

(4)退職予備軍を発見する

メンタルヘルスは動機付け(やる気にさせる)だけにとどまりません。
むしろ、やる気を無くした社員や、ストレスを抱えた社員をどのように繋ぎとめるか、至近の課題である企業も多いことでしょう。

しかし退職届が出た後に上司が説得に回っても後の祭り。
HoooPは、コミュニケーションを可視化することで、将来の退職予備軍を発見します。
「退職予備軍の見分け方はコミュニケーションの流通量。前月と比べて極端に流通量が落ちた人、贈る方も受け取る方も、そもそも最初から少ない人など、異常値を発見したら早めに手を打つことが重要です。」(野口氏)

リーダーシップ強化ツールとしてのHoooP


「SL理論」の提唱者ブランチャードは『1分間リーダーシップ』(ダイヤモンド社)の中で、部下の4つの状況と4つの基本的なリーダーシップ・スタイルについて書いています。

リーダーシップは、部下の成長段階に合わせ「指示的行動」と「援助的行動」の組み合わせです。

【リーダーの行動】
指示的行動
    :『仕事の指示を出す』『コントロールする』『監督する』

援助的行動
    :『褒める』『部下の考えを聞く』『部下にアイデアを出させる』

参照:『1分間リーダーシップ―能力とヤル気に即した4つの実践指導法』(K・ブランチャード他 ダイヤモンド社)

S1「指示型リーダーシップ」・・・指示的行動:多い、援助的行動:少ない

リーダーは具体的な指示命令を部下に与え、仕事の達成や出来栄えを細かく監視します


S2「コーチ型リーダーシップ」・・・指示的行動:多い、援助的行動:多い

リーダーは指示命令を与え、仕事の達成をきめ細かくはするが、決定されたことも説明し、提案を出させ、自ら考えるよう援助する。


S3「援助型リーダーシップ」・・・指示的行動:少ない、援助的行動:多い

リーダーは目標達成に向かい部下の努力を促し、援助し、意思決定の責任を部下と分かち合う。 


S4「委任型リーダーシップ」・・・指示的行動:少ない、援助的行動:少ない

リーダーは意思決定と問題解決の責任を部下に任せます。

ところが実際は、部下の成長に関わらず、スタイルは「指示型」と「委任型」に偏るリーダーが多いようです。

「叱れない上司」 「怒ってばかりの上司」
「部下と話せない上司」 「任せられない上司」
「部下の気持ちが分からない上司」 「自分の考えを押し付ける上司」

スタイルは違いますが、これらに共通しているのは「部下を援助できない上司」であること。
HoooPを導入する際、「最初は嫌がる上司もいる」(野口氏)という事です。
「上には受けが良いが、部下からの受けが悪い」上司が一目瞭然に分かるからです。
しかし「これまで部下に厳しかった上司ほどHoooP導入の効果が大きい」と野口氏は言います。
これまで部下に対して褒めなかった上司が、ポジティブなフィードバックを身につけていく。さながら上司にとってのリーダーシップ強化ツールとなります。

居酒屋やバー、飲食店舗を50店舗余り経営する株式会社リタウン(本社:大阪市)もHoooP導入企業です。
仕事中は店長もアルバイトに厳しく接し、なかなか褒める事が出来ません。従来ですと厳しいままで一日終わってしまい、悪い雰囲気をそのまま引きずってしまうことも多かったのが、HoooPにより仕事後に褒め合う環境が出来たため、店長から部下へのアフターケアとして効果的との事でした。

株式会社リタウンの導入事例インタビューは下記からご覧になれます。
https://www.hooop.me/interview

社風を可視化する採用戦略


2017年卒マイナビ大学生就職意識調査によれば、就活生の企業選択ポイントは、「自分のやりたい仕事ができる会社(38.4%)」「安定している会社(28.7%)」「社風が良い会社(17.4%)」が上位を占めました。
今の世相を反映しているのか、就職に安定を求める学生が増えているようです。

一方、行きたくない会社の1位は「暗い雰囲気の会社(36.0%)」、なんと17年連続1位だそうです。

会社の雰囲気は、就職活動において積極的な選択ポイントというより、消極的な選択ポイント(このような会社には行きたくない)になっているようですが、いずれにせよ会社の雰囲気を良くすることと共に、その雰囲気を伝えていくことは、重要な採用戦略の一つです。

一方、重要と認識しながら、雰囲気を伝える方法は限定的なものです。
「会社説明会にて」「インターンシップで」等、雰囲気をつかんでもらう機会もありますが、いずれも曖昧なものとなります。結果、選考会で会った人事部の人が、イコール「会社の雰囲気」となってしまいます。

静岡県でアミューズメントホールや飲食店を複合的に経営する株式会社アプリイでは、同社の採用ページとHoooPのSNSをリンク、バッジのやり取りを学生に公開しています。
「入社して働くのは人事でなく現場。現場の社風を感じてもらうことが大切」と野口氏。

飲食や介護、サービス業界は慢性的な人手不足と言われます。
ある介護施設の経営者が、大学の福祉学部の学生の多くが、福祉以外に就職することについて、「介護業界全体の怠慢」と、危機感を持って警鐘を鳴らしていました。
SNSのようなコミュニケーションツールを使って、もっとダイナミックに就職希望者とコミュニケーションを取って繋がっていく、就職希望者のニーズにあった組織を作っていく。「人が集まらないのでなく、やり方がマズいのです」と野口氏は言い切ります。

360度多面評価にHoooPを活用する


社員数100名規模の会社にもなれば、何らかの形で人事評価を行なっていると思います。
しかし、ほとんどの会社の人事評価は、賞与や昇給の決定手段としてしか使用しておらず、有効に活用できているとは言えません。
また評価結果がブラックボックスになっていて、会社や上司に対する社員の不満の種になっているケースも見受けられます。

あるいはブラックボックスになっていなくても、上司の評価に対する不満を持っている社員も多いことでしょう。

これら不満を解消するには、評価の目を増やす事もありますが、その手法の一つとして360度評価があります。 360度評価とは、評価者を一人に絞るのではなく、他部署の上司や同僚、部下、取引先も含めて複数の人が一人の社員を評価する方法です。

HoooPの個人別バッジのやりとりは、そのまま360度評価の仕組みです。
しかもバッジは、その会社の共有したいバリュー(価値観)を元に作られるので、各人がバリューに沿った行動が出来ているか、上司や同僚、他部門、あるいは取引先まで、多面的に評価されます。
評価を行う際に問題となる、評価基準の曖昧さや、評価者の個性の違いによる評価のブレ、不公平感も「バッジをあげる・あげない」であるため心配ありません。

処遇や昇進にどのように反映させるかは、各企業の考え方によりますが、ご存知のように、人事諸制度は作ることより、運用が大事です。
バッジの結果を元に、上司と部下が面談を持つ機会を作る企業も多いようです。
この運用の簡単さは大いに魅力的です。

コミュニケーションと業績の良好な関係(まとめに代えて)


米タワーズワトソン社が2年ごとに実施している調査によれば、効果的な社内コミュニケーションをとる企業は、そうでない企業に比べ1.7倍の高業績を上げているという結果が得られています。
効果的なコミュニケーションにより、社員はビジネスをより深く理解し、仲間との一体感を保って、環境変化に対してチャレンジングな姿勢を持てる。コミュニケーションは業績に好影響を与えるようです。

従来、企業は外向けコミュニケーションを重要視してきました。
マーケティング戦略、広報、メディアを使ったセールスプロモーションなど、業績をあげる上では何より市場や顧客とのコミュニケーションが重要であり、社内コミュニケーションのそれは低く押さえられてきたように感じます。

しかし飲食業や介護事業、サービス業を中心に、募集をしても思うように人が集まらない今、苦渋の決断として、営業時間を短縮したり、閉店したり。あるいは赤字決算に追い込まれるようなケースも出ています。

つまり人手不足問題を解決すること、採用で成果をあげることや、一度採用した人の離職を抑えることは、会社が利益を確保する上において何より大切な経営課題となってきています。

とりわけ、少子化が進み若い人材が不足しているのは明らかなことであり、何より社員の定着化は全ての企業が取り組むべきことです。

日本企業には固有の2つの価値観、「話さなくとも分かるだろう。それぐらい察しろよ」と「若い時は苦労するのが当然だ」の価値観は依然として企業に蔓延っており、これが多民族、複数の宗教や言語が大前提の欧米企業と比べて、社内コミュニケーション力が著しく劣っている要因との指摘もあります。

これから企業は、社内コミュニケーションがますます重要になってきます。
効果的にコミュニケーションを行い、社員のエンゲージメント(愛社精神や仕事への誇り)を高め、彼等の能力を最大限に引き出して、個々の力を企業に反映させることが、企業業績に結び付きます。
社内コミュニケーション能力を真剣に高めていくべき、そんな時代が「待ったナシ」でやってきました。
時代の流れに、乗り遅れないようにしたいものです。

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次世代型サンクスカードHoooP

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